BERUBAH butuh ADRENALIN

Hidup itu…10 persennya adalah apa yang terjadi pada diri kita dan 90 persennya adalah bagaimana reaksi atau respon kita menghadapinya.Tenang atau keblingsatan? Dalam setiap ketakutan,orang banyak ngawur bicara, banyak marah-marah.Dalam ketenangan,orang banyak menjadi juara.Kalau saya sangat memercayai hal ini, bagaimana dengan anda ?

Adakalanya keberuntungan,kemudahan menjadi sahabat sejati kita yang bersebab bukan karena Indeks Prestasi Kumulatif kita sangat sempurna saja. Lebih tersembunyi dari itu, orang yang dalam hidupnya memudayakan afirmasi yang baik-baik, akan membawa pengaruh langsung terhadap kualitas hidupnya.Jangan remehkan afirmasi.

Afirmasi merupakan pernyataan deklaratif kuat yang dapat berefek membalik kepercayaan atau sikap negatif.Maka buanglah pikiran negatif kemudian menggantinya dengan pikiran positif.Untuk berdamai dengan tantangan,saya sangat membutuhkan kualitas pikiran positif karena saya percaya sekali afirmasi sangat membantu saya memperoleh sepaket kemudahan pada berbagai tujuan yang ingin saya raih.  “Saya bisa” “Kami bisa” “saya percaya diri” “saya pantang menyerah “saya sangat pantas mendapatkannya karena Tuhan ada disamping saya.” Kira-kira seperti itu afirmasi afirmasi positif.

Konsisten baik,berbuat yang terbaik dan meraih yang terbaik.Dalam kondisi sepelik apapun,saya tak mau mengeliminasi ketiga point diatas.Siapapun tak akan tumbuh dengan semestinya, tanpa melewati ancaman dari dalam dari luar.

Pemandangan paling mencolok setiap kali berkunjung ke rumah sakit adalah antrean yang terlampau panjang.Pasca bermitra dengan BPJS, pasien Rumah Sakit PELNI melonjak dari rata-rata 200 pasien perhati menjadi 1200 pasien perhari.Hal ini disebabkan oleh kurangnya ketersediaan tenaga medis.Disamping itu, kualitas dan pengalaman dan pelayanan sebuah rumah sakit beserta seluruh tenaga medisnya,tetap menjadi persoalan.Mungkin saja ada rumah sakit provider BPJS namun karena kualitas pelayanannya kurang baik maka pasien beralih pilihan tempat ke rumah sakit berkualitas.Mereka rela menyediakan waktunya yang bukan sedikit, untuk mulai mengantri sejak pagi buta meskipun dokter praktek di siang hari.

Banyak pendapat bahwa adanya JKN,antrean pasien yang mengular adalah ancaman bagi rumah sakit.Bagi saya, ini adalah tantangan.Bagaimana melihat peluang dari sebuah tantangan dan bagaimana pikiran kita terlatih untuk terbiasa solutif dalam menghadapi tantangan baru.

Tim Kaizen bekerja dalam mencari solusi antrean Rumah Sakit PELNI.Betul memang,saat mulai menerima pasien BPJS kesehatan, RS Pelni kewalahan karena jumlah pasien membeludak.
Untuk mengatasi hal tersebut RS Pelni memberlakuan sistem pendaftaran secara elektronik dan didukung oleh catatan medis elektronik (Electronic Medical Record/EMR).
Sebanyak 21 titik khusus disediakan bagi pasien BPJS Kesehatan untuk melakukan proses registrasi, sehingga layanan tersebut bisa diberikan secepat mungkin.

Saya mengerahkan para dokter untuk konsisten memulai pelayanan di poliklinik sejak pukul 7 pagi. Rumah Sakit PELNI menerapkan e-medical record agar para dokter bisa melayani di jam itu.Target saya,tidak ada lagi antrean mengular dari pasien,
Dengan EMR,data pasien dapat diakses langsung, pasien dapat dilacak dengan mudah dan memberikan perlindungan yang dapat membantu mencegah kesalahan medis.

Rumah Sakit PELNI terus mengembangkan perangkat lunak untuk layanan sistem tersebut.Sebuah perkembangana pesat hingga saat ini sudah ada 53 software yang dikembangkan.Adanya sistem ini sangat membantu direksi untuk dapat mengawasi pengelolaan rumah sakit.Seluruh tenaga kesehatan mulai dari dokter,perawat,administrasi hingga manajemen wajib melaporkan pekerjaan melalui sistem digital tersebut.

Inovasi lain dalam hal antrean adalah, Rumah Sakit PELNI membangun anjungan mandiri untuk pasien.Dalam anjungan tersebut,pasien BPJS dan non BPJS dapat melakukan pendaftaran,mengecek unit kamar yang tersedia,serta dapat memilih dokter spesialis.

Tentunya dalam setiap inovasi,menjulanglah harapan.Saya berharap dengan adanya anjungan mandiri ini, dapat mempercepat layanan kesehatan kepada pasien.Informasi kamar pasien BPJS juga ditampilkan setiap detik di meja pendaftaran melalui layar televisi.Prinsip teguh hidup saya adalah tidak ada lagi orang sakit yang ditolak di rumah sakit hanya karena ketiadaan biaya.

Penerapan Kaizen dalam masalah antrean ini telah memangkas layanan registrasi yang sebelumnya satu jam,kini menjadi 2-5 menit.Amazing!

Kami membiasakan segenap komponen yang bekerja di rumah sakit harus berpikir kreatif dan inovatif.Saya ingin setiap manajer selalu terbiasa membuat solusi dari setiap permasalahan yang ada.Pada setiap area harus ada manajer.Sekalipun dalam area ICU.

Kemudiankita pun menghadapi ancaman pada penyediaan obat untuk program JKN. Dalam hal ini kami harus memastikan ketersediaan obat,memberikan harga obat yang terjangkau,penyediaan obat yang tepat guna sehingga ketiga hal diatas menjadi penyempurnaan sistem pengadaan obat secara nasional.Sebenarnya hal ini  berkaitan dengan penanggulangana kemiskinan sehingga harus ada solusi bagaimana caranya rakyat berpenghasilan rendah tetap mendapatkan haknya dalam kesehatan, yaitu ikut mendaftar dalam JKN atau melaporkannya apabila benar-benar murni secara keseluruhan dibantu biaya kesehatannya oleh pemerintah.

Informasi dari Tim Percepatan Penanggulangan Kemiskinan disebutkan memang terdapat tantangan dalam pelaksanaan pengadaan obat.Namun akhirnya mencari solusi tepatlah yang mampu menyelamatkan tantangan menjadi kemudahan.Kondisi saat ini, peran Kementerian Kesehatan Nasional merunut tiga solusi dalam pengadaan obat untuk masyarakat luas yaitu pengadaan langsung,tender dan e-catalog. Tentunya pengadaan e-catalog pun memiliki tantangan juga.Disinilah peran KeMenKes menjadi center bagi seluruh rumah sakit di Indonesia. Pertama,menentukan formularium nasional, membaca rencana kebutuhan obat dan membuat sistem manajemen informasi obat.

Bagaimana dengan perubahan yang dijalankan Rumah Sakit PELNI dalam menghadapi ancaman ini?

Rumah Sakit PELNI juga memiliki rancangan perencanaan obat dengan Formularium Rumah Sakit PELNI 2015 di mana pasalnya sudah diatur oleh Kementerian Kesehatan Republik Indonesia tentang Formularium Nasional  dimana tersebut di sana abahwa dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan kesehatan perlu menjamin aksesibilitas obat yang aman, berkhasiat, bermutu dan terjangkau dalam jenis dan jumlah yang cukup. Bahwa dalam rangka pelaksanaan Jaminan Kesehatan Nasional perlu disusun daftar obat dalam bentuk Formularium Nasional.

Manfaat formularium rumah sakit untuk pasien adalah meminimalkan jenis obat dan mengurangi biaya pengobatan.Manfaat untuk pelaksana pengobatan diantaranya adalah mengoptimalkan pelayanan pada pasien,memudahkan pemilihan obat yang rasional yang akan digunakan untuk pasien juga merupakan bahan edukasi tentang obat yang rasional. Kemudian manfaatnya untuk pemegang kebijakan kesehatan dan pengelolaan obat adalah meningkatkan mutu dan ketepatan penggunaan obat di rumah sakit, memudahkan perencanaan dan penyediaan lalu manfaat lainnya adalah meningkatkan efisiensi dana obat di rumah sakit.

Tim Kaizen Rumah Sakit PELNI melakukan perampingan jumlah obat formularium.Untuk pemesanan obat dilakukan jika stock instalasi farmasimencapai titik ROP.Apa nama obatnya,berapa RKO nya,berapa kebutuhan per-harinya, berapa stock dalam tiap lantai,berapa lama batas waktunya,berapa jumlah stok amannya, dibuat dalam E-Procurement Rumah Sakit PELNI.

Kemudian Tim Kaizen melakukan pembenahan pada Kaizen IT , Gudang obat dan distribusi supply obat di Rumah Sakit PELNI.Gambarannya kira-kira seperti ini : Gudang obat diperuntukkan untuk Satelit Farmasi Rajal 1 (Rawat Jalan), Satelit Farmasi Rajal 2, Satelit Farmasi Rawat Inap sentral, Satelit Farmasi Rawat Inap NB,Satelit Farmasi Rawat Inap Teratai, Satelit Farmasi OK, Satelit Farmasi IGD. Pembagian obat berdasarkan proporsi penggunaan tiap satelit.

Berlanjut ke Kaizen Farmasi, pengadaan obat dibagi menjadi beberapa sub diantaranya Paket Tindakan Operasi di mana penerapannya adalah dengan pembuatan paket tindakan dengan tujuan efisiensi, memudahkan peresepan dan pengerjaan resep.Sebagai contoh,Tim kaizen Farmasi membuat paket solonoscopy,paket endoscopy,paket gynekologi,paket HD Supplement, paket Double Lumen,Paket SC Bayi, Paket SC Ibu.

Kedua, Kaizen Farmasi membuat paket IGD berupa paket infus, paket pemasangan kateter urine dan paket pemasangan NGT sehingga dalam prakteknya terciptalah One Piece Flow yanag dimulai dari Verifikator,Runner,Pengetikan,Penyerahan Obat, Resep diberi cap Acc QC(Quality Control) dan Assembly.

Ketiga,Kaizen Farmasi melakukan perubahan Lay Out Instalasi Farmasi dan pemgadaan. Hasilnya sangat fantastis apabila dibandingkan bagaimana lay out sebelum Kaizen dan setelah Kaizen.

Sebelum Kaizen,letak ruangan pengadaan terpisah dari farmasi.Bayangkan bagaimana repot dan tidak efektifnya Satelit Farmasi Rajal 1,Rajal 2,Satelit Farmasi Ranap Sentral,Satelit Farmasi Teratai,Satelit Farmasi Bouganville,Satelit Farmasi Unit Khusus dan Satelit Farmasi IGD harus “kocar-kacir” ke bagian pengadaan untuk memenuhi kebutuhan obat setiap harinya.

Setelah Kaizen,letak ruangan pengadaan bergabung dengan farmasi Rajal Sentral. Farmasi Rajal Sentral dan bagian pengadaan berada dalam satu ruangan kemudian di kelilingi oleh seluruh satelit.

Validasi stok untuk obat fast moving dibuat per-daftar agar mudah dilihat dan cepat.Sebagai contohnya, disediakan kartu stok yang fungsinya sebagai menu untuk melihat kartu stok di apotik.Daftar jual obat yang fungsinya sebagai menu untuk melihat harga jual obat di apotik.Kartu Stok Gudang berfungsi sebagai menu untuk melihat stok di Gudang.Daftar Informasi Stok Kosong Obat Gudang,berfungsi sebagai menu untuk melihat stok di Gudang.Daftar Koreksi Stok berfungsi sebagai menu untuk menyesuaikan jumlah barang dengan jumlah sesungguhnya yang berada di instalasi farmasi .Daftar Koreksi Stok Manual berfungsi sebgai menu untuk menyesuaikan jumlah barang dengan jumlah stok fisik yang berada di instalasi farmasi.Terakhir, daftar cetak stok obat apotik berfungsi sebagai menu mencetak harian di apotik.

Dengan Kaizen,proses bisnis supply chain obat dan alat kesehatan, menjadi sangat efektif. Kemudian bisnis pelayanan resep farmasi rawat inap yang menggunakan Kaizen, memangkas waktu 17 menit, untuk rawat jalan memangkas waktu 19 menit Secara keseluruhan Kaizen telah merubah formularium, merubah persentase resep defek menjadi lebih kecil, juga merubah persediaan obat dan alat alat kesehatan.

Manusia diberi kemampuan berpikir , jadi mengapa tidak berpikir besar? Di mana tidak ada visi, maka tak tidak ada harapan

Sungguh takjub ketika melihat review Kaizen instalasi farmasi dalam pengelolaan obat yaitu penurunan nilai persediaan tahun 2014 Rp 6.332 milyar maka di tahun 2015 menjadi 5882 milyar dengan jumlah resep yang dilayani tahun 2014 sebanyak 365.966 lembar kemudian pada tahun 2015 menjadi 578.331 lembar.Nilai persediaan per-resep 2014 adalah 17.300 dam di tahun 2015 menjadi 10.160. Sehingga efisiensi nilai persediaan untuk penjualan obat farmasi sebesar 41,3%

Untuk pengadaan obat,Tim Kaizen mengontrol antean permintaan pembelian obat dan alat kesehatan juga memonitoring kelengkapan pengiriman.

Membaca ancaman tersebut maka saya bersikeras mengimprovisasi terus menerus kualitas Rumah Sakit PELNI sebagai Hospital-preneurshipdan mengantarkan prestas Rumah sakit PELNI hingga menjadi tempat yang dipercaya secara universal .

Respon saya terhadap ancaman ancaman dunia kesehatan pada  era JKN ini, tak lain adalah sesegera mungkin menyusun konten apa saja yang akan di realisasikan.Maka mempelajari outline solusi sangatlah penting.Saya menyusun langkah solusi dimulai dengan peluang dari dalam dan dari luar, membenahi profile rumah sakit,meng-upgrade diri untuk menjadi leadership yang mumpuni, menyusun strategi, fokus pada pelayanan terhadap pasien dan fokus pada etos kerja.

Setelah Kaizen Farmasi, Rumah Sakit PELNI melanjutkan pembenahan pada kamar bedah di era JKN.Rmah Sakit PELNI memiliki layanan instalasi bedah umum, bedah vascular,bedah thoraks,bedah anak,kebidanan dan kandungan,bedah digestif,bedah onkologi,bedah saraf,bedah THT,bedah mulut,bedah mata,bedah plastic, bedah orthopedic dan bedah urologi.

Kenyataannya, 85-90%  pasien yang mendapat layanan di kamar bedah adalah nasabah BPJS.Dari itulah Kaizen selalu eksis di setiap bagian dalam Rumah Sakit PELNI.Unit bedah pun memiliki permasalahan.Sebagai contoh poliklinik bedah  bermasalah pada penginputan informsai pasien dengan rencana jadwal operasi.Jalur informasi dari pasien ke rumah sakit untuk jadwal operasi.Indikatornya, pasien rencana operasi tidak terinformasi ke kamar bedah.Pasien datang ke rumah sakit untuk menanyakan jadwal operasi maka solusi lewat kaizen adalah Case Manager,Bukti registrasi dan SLOT System.

Permasalahan di kamar bedah adalah pasien dengan rencana operasi tidak terakomodir, dokter bedah tidak dapat hadir dan waktu operasi yang tidak jelas.Indikatornya pembatalan operasi karena tidak hadirnya operator atau tidak dapat diakomodir oleh kamar bedah.Maka solusisnya adalah SLOT System.

Benar-benar butuh adrenalin yang kuat untuk berubah.Pandai-pandailah rumah  sakit mencari peluang lewat para karyawannya, bagaimana peraturan atau regulasinya, menjaga pasien pelanggannya,menjaga hubungan baik dengan para suppliernya dan bersaing sehat dengan para competitor.Ada grafik angka sejumlah 259 juta peserta hingga tahun 2019 nanti, yang kesehatannya dijamin oleh pemerintah lewat Jaminan Kesehatan Nasional. Tandanya, permintaan pelayanan dalam dunia kesehatan terus meningkat setiap tahunnya.

Satu hal – cukup penting untuk saya sebagai seorang leader adalah terus optimis meraih cita cita untuk Rumah Sakit PELNI .Tak ada yang tak dapat dikerjakan dengan kepercayaan diri yang baik dan harapan yang penuh.Pemimpin dalam menghadapi ancaman haruslah  mengenal core competency yang menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.

Visi dan nilai ,peluang dari dalam dan dari luar, asset terhitung dan tak terhitung di mana ketiga pont inilah yang akan mengidentifikasi core competency rumah sakit.Saya menempatkan diri sebagai pemimpin yang harus memiliki kekuatan extra dalam beradaptasi untuk merespon sebuah perubahan.Saya alam hal menghadapi ancaman ancaman haruslah punya kapasitas menerjemahkan sebuah visi kedalam bentuk nyata.Ini yang paling penting!