HARUS berani MEMULAI

Rahasia untuk menjadi yang terdepan adalah berani memulainya.Maka eksekusi pertama yang saya lakukan untuk Rumah Sakit PELNI adalah memangkas “cost hospital” dan memperbaiki mutu pelayanan.

Mutu itu sendiri adalah totalitas dari wujud serta ciri suatu barang atau jasa yang didalamnya terkandung pengertian rasa aman atau pemenuhan kebutuhan para pengguna (Din ISO 8402,1986).Sedangkan  menurut J.M Juran : Jurans’s Quality Control Handbook : 1988, kualitas merupakan perwujudan atau gambaran hasil yang dipertemukan kebutuhan dari pelanggan dan oleh karena itu memberikan kepuasan.

Siapa yang tidak melakukan inovasi maka akan tergilas zaman.Saya percaya sekali dengan pepatah tersebut.Praktisi kesehatan harus menampilkan wajah baru di dunia pelayanan kesehatan dengan mutu yang berkualitas.Tiga puluh empat tahun bukanlah rentang waktu singkat bagi saya bergelut didunia kesehatan.Kini saya serius ingin mengubah wajah Rumah Sakit PELNI menjadi rumah sakit yang berkelas dengan pelayanan prima.

Berani memulai !

Teringat 1 Januari 2014 saat program JKN digaungkan maka saya menempatkan Rumah Sakit PELNI langsung menjadi provider BPJS sebagai penyelanggara program JKN.Ketika itu,sebelum pelaksanaan program JKN, terlebih dahulu saya melakukan perubahan pola berpikir kepada para dokter dan seluruh komponen di rumah sakit dalam melihat JKNsebagai kesempatan dan peluang.Masih lekat dalam ingatan karena bagi saya hal ini adalah moment besar untuk bangsa Indonesia.Saat itu sekitar 1283 karyawan dijelaskan tentang era JKN adalah perubahan yang seperti apa.Dalam sebuah temu dan tatap, saya katakan juga kepada seluruh dokter dan karyawan ,bahwa kita sudah masuk ke era yang berbeda di mana bisnis dan proses harus memberikan nilai tambah.

Saya terus menggiring seluruh komponen dalam rumah sakit ,selain mengasah pola pikir inovatif, juga meningkatkan nilai budaya kerja melalui kelas budaya.Begitu penting kelas budaya disetiap unit  ini karena memberikan pemahaman bagaimana manajer rumah sakit,perawat,dokter,koder maupun frontliner untuk berperilaku berbudi dalam berkarya ,menjadi pribadi yang lebih melayani, menghargai, dan menjalani secara ikhlas program JKN di negeri ini.

Sesungguhnya segala pekerjaan-sekecil apapun yang kita lakukan untuk pasien, itu adalah mahakarya! Saya berharap pernyataan ini melekat dalam alam bawah sadar setiap praktisi dan komponen kesehatan maupun rumah sakit dimanapun.Dari itu, dalam lingkungan intern pun,saya menerapkan budaya penghargaan kepada setiap komponen rumah sakit bagi siapa saja yang menerapkan mahakarya tersebut.Seperti inilah saya men-direct manajemen Rumah Sakit PELNI dalam mengelola rumah sakit di era JKN.

Berubah bukan seperti ular tangga,sudah lebih baik ,kembali ke kondisi semula. Mempertahankan seringkali lebih sulit daripada memulai.Dari itu, saya terus menanamkan pengertian mendasar kepada seluruh komponen tentang proses pelayanan Rumah sakit adalah kumpulan aktivitas kerja yang dirancang secara sistematis dan bertujuan untuk melayani pasien.

Apa yang kami rubah dari sebuah sistem, yang utama adalah sifatnya berurutan,mudah dilaksanakan,mudah ditelusuri dan mudah diperbaiki kemudian paling penting adalah memberikan nilai tambah pada pasien.Proses yang harus dijaga agar perubahan tidak seperti ular tangga diantaranya adalah proses sehari hari di rumah sakit.

Bagaimana layanan registrasi dengan pemberian nomor antrean kemudian memverifikasi data pasien dan pemanggilan pasien.Bagaimana layanan pasien datang dengan menyiapkan informasi pelayanan poliklinik,menyiapkan status pasien serta layanan penunjang.Bagaimana layanan konsultasi dan tindakan,bagaimana layanan obat, mulai dari penerimaan resep obat,edukasi obat kepada pasien,penyiapan obat lalu pemberian obat kepada pasien.Lalu bagaimana layanan administrasi dengan membuat dua jalur pelayanan yaitu pelayanan pasien BPJS dan pasien Non-BPJS.Terakhir bagaimana layanan ketika pasien pulang dengan memberikan layanan informasi pencegahan sakit sampai dengan mencapai target kepuasan pasien.

Dalam era JKN Rumah Sakit PELNI sendiri di awal mula mendapati tantangan lonjakan kunjungan pasien,pelayanan parkir yang cepat sekali penuh,pelayanan registrasi harus berkonsentrasi pada kedatangan pasien dari pagi hari,lambannya pelayanan dan pemeriksaan tindakan.Lambannya pelayanan obat samoai dengan pelayanan pasien pulang tidak di edukasi untuk pelayanan pencegahan sakit. Dari itu, kami bergegas bebenah semua sistem dengan menerapkan Kaizen.

Perbaikan pelayanan parkir pada akhirnya diperbaiki dengan membuat zona pasrkir fast movong untuk pasien dan low movong untuk dokter dan karyawan.Rumah Sakit PELNI memperluas area parkir di samping dan di belakang Rumah sakit PELNI.Kemudian membuat signing parking dan marka untuk memudahkanpengendara parkir, juga memberlakukan pasrkir pararel.

Apa yang paling mencolok dari antrean rumah sakit selain di area registrasi? Maka Kaizen Rumah sakit PELNI kembali melakukan pembenahan di are registrasi dengan pemasangan mesin momor antrean, menambah jumlah counter registrasi  dari dua menjadi delapan counter registrasi.Menambah jumlah petugas registrasi dari enam orang menjadi dua puluh satu orang dengan memanfaatkan SDM yang ada tanpa merekrut karyawan baru.Kemudian menyiapkan counter registrasi khusus untuk pasien LANSIA, Ibu hamil dan anak-anak. Lalu memberlakukan sistem kloter kedatangan pada pasien layanan HD dan rehab medik.Merubah jadwal registrasi dari pukul 07.30 menjai 06.30

Kenyamanan menjadi hal utama yang harus diberikan kepada pasien. Saya tahu complain yang tak kalah banyak, yang umum terjadi  adalah pelayanan pemeriksaan.Seringkali pasien menunggu dokter terlalu lama dan tanpa melakukan aktivitas berarti di rumah sakit.Ditambah lagi apabila kondisi pasien sangat urgent dan membutuhkan pertolongan segera.Maka tim Kaizen pelayanan merubah jadwal praktek dokter untuk pelayanan pagi dari jam 08.00 sampai dengan 09.00 menjadi 07.00.Hal ini dikarenakan pasien BPJS mulai berdatangan pukul 06.00.

Perawat poliknik pun diberikan jadwal untuk datang lebih cepat yaitu pada pukul 06.30 dan melakukan pemeriksaan awal di saat dokter belum datang.Kemudian memberlakukan e-medical record serta pemesanan obat secara elektronik.

Pembenahan layanan farmasi pun digencarkan dengan memajukan jadwal layanan farmasi pagi hari dari pukul 08.00 pagi menjadi pukul 07 pagi.Rumah Sakit PELNI merubah layout ruang persiapan obat untuk memudahkan petugas farmasi menyiapkan obat .Pemberlakuan stock lebih untuk obat fast moving, memberlakukan KANBAN untuk memudahkan petugas mencari obat ,lalu menggabungkan aktivitas input obat dan print e-tiket untuk ditempel pada plastic obat sehingga penulisan e-tiket secara manual tak digunakan lagi.

Saya menekankan juga pada hal yang seringkali lupa diperhatikan, padahal nilainya sangat tinggi yaitu solusi pelayanan pasien pulang dengan mensosialisasikan pentingnya pencegahan sakit melalui medical check up secara rutin kepada pasien melalui pembagian brosur kepada pasien yang berobat.Mengatur kedatangan pasien untuk jadwal tindakan berikitnya di pasien HD dan rehab medik agar kedatangannya sudah terencana dan menghindari antrian juga waktu menunggu yang lama.

Tak bisa dipungkiri, pasca terjadinya peningkatan jumlah pasien BPJS,RS PELNI melakukan pembenahan bersar-besaran di semua lini pelayanan pasien tidak terkecuali poliklinik.LEAN Manajement dan metode Kaizen sangatlah membantu dalam proses pembenahan yang dilakukan.Semua solusi yang dbuat adalah buah pemikiran front liner yang dengan segala curahan pikirannya ingin mewujudkan pelayanan yang lebih baik kepada pasien BPJS.

Era JKN yang bersanding dengan Kaizen dalam Rumah Sakit PELNI memiliki tujuan akhir yang ingin dicapai dan perbaikan aliran proses pelayanan dengan meningkatkan nilai tambah dari sisi qualitas pelayanan.Meningkatkan nilai tambah pasien dari sisi kecepatan pelayanan dan meningkatkan nilai tambah pasien dari sisi safety.