MELAYANI dengan INOVASI

Taruh cita-cita ditempat paling tinggi dan jangan berhenti sampai teraih. Saya ingin memulai sesuatu dengan apa yang ada dalam diri saya,mengerahkan apa yang saya miliki dan melakukan apa yang dapat saya lakukan,dengan hati yang senang.Semua pemaparan dalam buku, setidaknya sudah sangat menggambarkan tantangan yang radikal ,yang kemudian tak ada acara lain untuk berdamai dengan hal tersebut lewat inovasi yang radikal.

Dibalik kerasnya tantangan,terselip kecintaan dan keinginan melindungi yang tumbuh dalam diri saya memang cukup besar.Rasanya semua yang saya lakukan tidak boleh jauh jauh dari konsep konsep tersebut.Rumah Sakit itu sangat membutuhkan soft competencydan hard competency.

Selain membangun people, manajement rumah sakit juga harus membangun fasilitas secara berkala.Kini Rumah Sakit PELNI Petamburan dilengkapi fasilotas MSCT Scan 128 dan Extracorporeal Shock Wave Lithotripsy (ESWL). Tambahan dua peralatan berteknologi canggih ini akan memudahkan masyarakat untuk mendapat hasil pemeriksaan yang lebih cepat dan akurat.

MSCT dapat membantu dokter mempercepat diagnostik gangguan organ dalam pasien, seperti jantung, pankreas, liver, dan paru-paru.Kehadiran fasilitas MSCT Scan 128 ini merupakan rangkaian penambahan fasilitas pemeriksaan berteknologi canggih di RS PELNI Petamburan yang sedang mempersiapkan diri bertransformasi menjadi Royal Pelni Hospital. Dalam waktu tidak lama lagi, Rumah Sakit PELNI Petamburan juga akan meresmikan 100 alat hemodialisis dan memiliki endoskopik center.Sungguh saya sangat mengapresiasi inovasi radikal ini.

MSCT Scan 128 merupakan produk kesehatan di bidang pencitraan medis yang mampu menampilkan 128 irisan citra organ tubuh pasien. MSCT Scan dimanfaatkan untuk pemeriksaan jantung dengan kecepatan pemeriksaan yang lebih singkat dan gambar pencitraan yang lebih akurat.

Alat canggih seharga Rp 8,8 miliar ini juga memiliki tingkat radiasi yang lebih rendah. Keunggulan lainnya adalah dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan pasien, mulai dari pemeriksaan anak hingga pasien dengan berat badan hingga 300 kilogram.Cita cita saya, harapan besar saya, rakyat Indonesia semakin percaya pada rumah sakit di Indonesia dan mendukung penuh usaha menajement rumah sakit di Indonesia yang terus melengkapi fasilitas kesehatannya.

Berlanjut pada inovasi radikal, bahkan urusan “bed” pasien yang kasat mata tidak terlalu membawa pengaruh,tetapi dalam pandangan kami,hal ini masuk kedalam daftar kaizen.Daftar yang juga harus mendapat wajah baru dan manfaat nilai untuk pasien.

Sebelum penerapan Kaizen, perawat menerima telepon berulang kali untuk konfirmasi tempat 1 pasien,perawat harus mondar mandir 5-10 kali hanya untuk melihat kamar yang siap pakai apabila ada telepon masuk dan meminta persiapan kamar untuk pasien baru.Solusi yang ditempuh tim Kaizen dalam hal ini adalah dengan ide penandaan Mc Barney sebuah alat bantu visual yang memudahkan perawat melihat kesesuaian kondisi kamar dengan bed management di SIRS untuk persiapan pasien pulang.

Review yang saya dapat  pada bulan Oktober 2015 waktu untuk memgetahui kesiapan kamar sekitar 2-5 menit dan pada November 2015 kurang lebih hanya 10 detik.Konfirmasi ke house keeping  pada Oktober 2015 sebanyak 5-10 kali  dan pada November 2017 benar benar tidak memerlukan konfirmasi “mondar-mandir” tersebut. Begitu juga untuk konfirmasi  ke perawat pada Oktober 2015ada 2-3 kali  dan pada November 2015 sudah tidak lagi ada konfirmasi ke perawat.

Sejak tahun 2014 sampai dengan 2016, Tim Kaizen berhasil memangkas biaya 300 juta per tahun hanya untuk Bed Manajement dan penerimaan resep secara online. Sungguh angka fantastis.Sistem semua diubah dengan mempermudah monitoring bed  ruangan mulai dari pasien masuk hingga pasien pulang.Menghemat waktu,SDM dan biaya.Begitu juga dalam Prescription Online System, Kaizen telah mengubah waktu proses perresepan obat menjadi lebih singkat.Hemat waktu, kertas dan SDM ,juga mudahnya control monitoring pemberian resep.

Dalam PACS System , Kaizen menghemat biaya 1,4 Milyar  karena waktu proses pembacaan photo format DICOM,entry expertise bisa dilakukan mobile. Dengan begitu sangat menghemat waktu,SDM dan kertas.

Dalam integrase LIS dan SIRS,Kaizen berhasil juga menghemat biaya 700.000 per tahun karena Kaizen memberlakukan entry order LAB dengan sistem online sehingga menghemat waktu, SDM dan kertas.

Electronic Health Record yang biasanya memakan biaya besar, kini melalui kaizen  berhasil menghemat biaya 2,8 Milyar Per-tahun.Sungguh radikal bukan penurunan penghematan biaya biaya rumah sakit dengan sistem Kaizen.

E-Filing system menghemat biaya 715 juta per tahun karena Kaizen merubahnya dengan waktu proses pencarian dokumen menjadi lebih singkat, hemat storage dan keamanan dokumen.Proses pengiriman dan pencarian dokumen menjadi lebih singkat.Hemat waktu, SDM dan kertas sampai dengan hemat tempat penyimpanan berkas.

Tak mau melihat langsung maka tak akan benar benar mengerti. Dalam hal ini saya turun langsung ke lapangan untuk mengetahui secara detil, hal yang barangkali tak terjamah naum keberadaannya punya pengaruh besar dalam laju keseharian di rumah sakit.

Adalah pelayanan transporter.Tim Kaizen menerapkan layanan baru tanpa merekrut orang baru dengan model 3C (Cluster,Coridor,Connector).Mengapa kami menaruh perhatian tak kalah besar juga terhadap transporter? Karena kebutuhan pengantaran pasien rawat inap di Rumah sakit PELNI perhari mencapai 350 kali,baik pengantaran dan penjemputan pasien.Titik keberangkatan berasal dari admission,IGD,Ranap 1,Ranap 2,Ranap Bougenville dengan tujuan ke ruang OK,Radiologi,Cathlab,Endoscopy,Fisioterapi,Rehab Medik,poly bedah dan lobby utama.

Maka untuk merespon hal tersebut dibentuklah tim untuk menyiapkan operasional transporter, di mana dalam persiapan awalnya tim ini menyiapkan operasional transporter,di mana dalam persiapan awalnya tim ini menyiapkan kebutuhan operasional layanan : data frekwensi permintaan porter,penyiapan SDM,Route porter dan monitoring pelayanan porter dari hari ke hari.

Berdirinya layanan transporter harus didukung oleh bagian administrasi, keuangan,SDM,pengadaan,dukungan regulasi,dukungan sarana prasarana. Setiap harinya Rumah sakit PELNI membuat 3 shift mulai pukul 06.30 pagi sampai dengan 06.30 pagi keesokan harinya, di mana masing masing shift 1 dan shift 2 berjumlah 9 orang dan shift 3 berjumlah 5 orang.Tingginya aktivitas Transporter di rumah sakit setiap harinya, menggerakkan tim Kaizen untuk kembali membenahi pelayanan transporter dengan ide ide yang cemerlang.

Biasanya, transporter melakukan pengantaran ke ruang pasien keruang tindakan misalnya radiologi,USG,Fisioterapi dll.Ide Kaizen adalah dengan mengurangi motion perawat sehingga perawat dapat fokus terhadap pelayanan pasien.Jadi yang sebelumnya dilakukan perawat,kini dilakukan khusus oleh seorang transporter.

Transporter hanya mempunya satu zona layanan yaitu zona IGD dan Admission.Ide kaizen adalah merubah model pelayanan menjadi sistem cluster,koridor dan conector.Sebelumnya, transporter hanya fokus untuk kedatangan pasienm jinni meliputi pelayanan kedatangan, kepulangan dan pengantaran untuk tindakan pasien rawat inap.

Sebelumya,komunikasi belum dilengkapi HT sehingga membuat laeder transporter kesulitan berkomunikasi.Karena kendalam ini, tercetuslah ide bahwa semua transporter harus dilengkapi HT agar leader transporter muah berkomunikasi dengan teamnya.Sejaka perubahan ini,order dari perawatlebih cepat direspon oleh transporter.

Sebelum penerapan kaizen,pada pukul10.00 sampai dengan 15.00 order partner dalam posisi puncak.Kaizen tim memiliki ide untuk menyediakan porter cadangan dari pelayanan ruangan yang idle.Setelahnya kini delay permintaan transporter maximum 10 menit.Perubahan mencolok yang terlohat adalah delay kedatangan transporter berkurang 20 menit.

Saat jam makan,transporter sulit dicari karena mereka makan diluar rumah sakit.Kaizen menerapkan aturan baru dengan mengatur jam makan dan menyediakan makanan untuk transporter agar tidak sulit lagi dicari,pada jam makan siang.Dengan perubahan sistem dan budaya ini,transporter lebih fokus kepada pekerjaannya.

Setiap orang bemimpi hidup dengan mimpi yang berhasil ditaklukan.Sebagian lagi berpikir lebih depan dan tetap mewujudkannya.Saya rasa perubahan pada lini transporter tak kalah luar biasanya.Tenaga transporter saat ini berjumlah 27 orang dan sudah dapat memenuhi kebutuhan pelayanan yang dibutuhkan oleh instalasi rawat inap.

Tenaga transporter sebanyak 27 orang dialihkan dari pramukarya ruamgan dan cleaning service,berkontribusi terhadap saving cost rumah sakit dalam 1 bulan sebesar 87.750.000 (asumsi 1  pelayanan selama ini fee perbulan 3.350.000).

Beban porter saat ini baru mencapai 53,4% dari 350 frekwensi permintaan dan 27 porter yang bertugas 1 hari, di mana masing-masinf porter bertugas selama 7 jam Beban kerja transporter dapat mengalami lonjakan frekuensi mencapai 600 X per 24 jam yang disebebkan adanya permintaan transporter untuk pengantaran obat farmasi dan sampel darah akibat pneumatic tube yang sedangtidak berfungsi atau sedang dalam maintenance.

Saya menyadari bahwa kepemimpinan ini sudah tiba pada zaman yang disebut Information Technology Age di mana peran IT sangat dirasakan dalam kehidupan bermasyarakat.Pada zaman ini,segala sesuatu dapat dilakukan super cepat karena informasi terbuka lebar melalui internet .Tentunya keuntungan zaman ini kebih besar dari zaman sebelumnya .Pamgsa pasar bisnis terbuka.Penerapan Kaizen Rumah Sakit PELNI diciptakan untuk melayani Pasien dalam Proses Penyembuhan.